Jak Cię widzą, tak Cię piszą. Firma, która dba o klienta, dba o porządek w swoich papierach. Co zrobisz jeśli klient przyjdzie zrezygnować z umowy? Chcąc renegocjować odejście, każda sekunda będzie na wagę złota. Wraz z skalowaniem prowadzonego przedsiębiorstwa, sterta faktur i umów rośnie. Błędem popełnianym przez młodych adeptów biznesu, jest duże rozrzucenie w księgowych sprawach firmy. Oto 4 sposoby na prowadzenie, uporządkowanej dokumentacji prowadzenia działalności gospodarczej!
Zatrudniasz pracownika?
Pracownik musi mieć zapewnione opłaty ZUS, wygodne miejsce pracy jak i inne sprawy związane z zatrudnieniem. Nie warto drukować wzorów akt osobowych. Lepiej od razu kupić potrzebne dla nas dokumenty! Teczki na akta osobowe kosztują około 1,5 zł za sztukę. Po takiej inwestycji, nie dość, że potrzebne dokumenty dostaniesz w atrakcyjnej cenie – dodasz prestiżu swojej firmie. Dopłacisz zaledwie kilka groszy za porządne akta osobowe.
Starannie przechowuj dokumentację
Nie tylko akta osobowe muszą być starannie przechowywane. Jeśli nie korzystasz z usług księgowego, powinieneś przechowywać według dat, faktury oraz inne dokumentacje w swoim biurze. Szczególnie zabezpiecz umowy podpisywane z klientem. Skopiuj każdy dokument, a kopie przechowuj w innym miejscu (najlepiej w domu). Jeśli nie chcesz psuć papieru, zrób przynajmniej wyraźne zdjęcia. Przechowuj je na zabezpieczonych nośnikach.
Kupuj wyposażenie dla firmy z zaufanego sklepu
Nie ma nic gorszego, jak kupować artykuły biurowe słabej jakości. Szukaj sklepów internetowych, które mają własną produkcję jak – https://tesko.biz/. Firma produkuje na własną rękę skoroszyty, teczki, czy torebki na prezenty. Dlaczego nie wybrać sklepu online pierwszego z rzędu? Cena i jakość 🙂 Co Ci po dobrej ofercie i znanej marce, jeśli produkt, który otrzymasz rozleci się, lub wyblaknie po roku użytkowania?
Rób generalne porządki pod koniec miesiąca
Nic nie zastąpi czystego, uporządkowanego biura. Zasadę zastosuj nie tylko do ścierania kurzu, ale do segregowania i sprawdzania stanu dokumentów. Niektóre FV, czy rachunki mogą blaknąć po pewnym czasie. Upewnij się, że masz kopię zapasową każdego dokumentu. Do archiwizacji osobiście polecam zwykłe teczki wiązane (niski koszt), lub trochę droższe skoroszyty zwykłe. Pilnuj, aby miejsce w którym przetrzymujesz dokumentację firmową było odpowiednio wietrzone. Uważaj na pozostawione resztki jedzenia. Mogą one przyciągać owady, których pokarmem jest papier i tektura. Koniec końców. Najpierw porządki, potem robota 🙂
